枚方市の税理士三木博人です。
不動産賃貸を行っている方が、家賃を集計する際に必要な情報は何でしょうか？
基本的にどのような業種であっても、記帳をする際に必要な情報は
① 取引の年月日
② 取引の相手先
③ 取引の内容
④ 取引の金額
の4つです。
家賃を集計するにあたっては、
① いつお金をもらったか
② 誰からもらったか
③ 何月分の家賃をもらったか、家賃・更新料などの区別ができているか
④ いくらもらったか
という情報が最低限必要です。
①については、銀行振込にしていると自動的に記帳されます。
現金でもらう場合には、領収した日を記載しておく必要があります。
この場合、自分の記録のためということもありますが、相手側も支払ったという
証拠が必要なので、相手にもわかる形で日付を記録する必要があります。
具体的には、領収書を発行する、封筒に領収した日を記載する、などです。
②については、振込の場合は把握しやすくなります。
現金でもあまり間違いのない部分であると思われます。
③については、振込でも現金でも、こちらが記録をしていない限り
何月分の家賃なのかは不明です。
もらった家賃が何月分のものかを常に把握しようと思えば、入居したときから
全ての家賃を記録しておかなければなりません。
また通常の家賃だけでなく、他のものを合わせてもらった場合や何かを差し引いて
もらった場合もそれらの内容を把握しておく必要があります。
④は振込でも現金でもあまり間違いのないところだと思われます。
以上をまとめると、正確に家賃を集計する際に必要な情報とは、
入居者ごとに、家賃をもらった日付、もらったのが何月分の家賃か、家賃以外の
ものがあればそれを考慮する、という要素です。
これらの情報を取得することができないのであれば、できる体制を構築しなければなりません。
特に過去から「何月分の」家賃かという記録は、過去も将来も絶えず記録する
必要があります。
