領収書やレシートがなくても経費になるケースというのは前回みました。
代表的なものが、電車賃、自動販売機で購入したジュース代、香典などです。
電車賃については、近距離で少額のものについてはプリペイドカードを使う、
行先や目的をメモしておくなどの方法が考えられます。
従業員がたくさんいる会社であれば、社内で旅費精算などを行うでしょうから、
旅費精算書を支払の証拠とすればよいのです。
自動販売機で買ったものについては、金額が少額であるためメモが
あれば問題ありません。
しかし、工事現場で毎日多くの飲み物を買う場合もあります。
この場合でも、1日の3回購入して、現場の人数が5人であれば
150円×3回×5人＝2,250円という計算で結構かと思います。
もちろん詳細なメモがあればベストですが、現場でそのようなメモを残すことは難しい
と思われますので、根拠を明確にして概算を出すという方法でよいかと思われます。
香典については、頻繁に支出があるわけではありませんので、メモなど
で対応できると思われます。
このように領収書ではなく、メモでの対応が認められるのは金額が少額である
というのが前提です。
最近話題になった、「城崎温泉に日帰り100回以上」といったような場合は
どうなるでしょうか？
このような支出がある場合、基本的には税務調査でも質問があると思われます。
金額的にも少額とは言えないため、本当に支払っているのか、どのような目的
で出張したのかを説明できなければなりません。
そもそも近距離でない電車賃については、領収書を添付することが望ましい
と思われます。
（例のケースでも領収書の添付があれば、少なくとも支出したことについては
証明されたわけです。）
会社の経費精算ルールで、一定以上の距離や金額の電車賃については、領収書を
添付することを義務付けているものがありますが、これは税務調査対策というよりも
社内での交通費不正受給を防止するためだと思われまます。
地下鉄一駅分を本当は歩いたのに、旅費精算をしたという場合は、厳密には不正
ですが、「現金で切符を買った」といえば証拠がありませんし、金額的には少額なので
あまり問題にならないと思われます。
しかし、このような不正で得られる利益はわずかなものです。
（だからやってもいいということではありません。念のため。）
会社の事業活動と政治活動は異なりますし、政治活動であれば、訪問の目的などを
明らかにできないケースもあります。
ましてや、マスコミの前で話せないということもあるでしょう。
税務調査官には守秘義務があるので、税務調査の場合は、このように
「話せない」ということはありません。
このような場合には、積極的に事実を話す方がよいと思われます。
そして、聞かれたら説明できるだけの材料をあらかじめ用意することが
税務調査への対策となります。
